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    Jahres-Übersicht:
         Auswertung der Monats-Zahlen

I. Allgemein

Mit dieser Excel/VBA Anwendung wird das verfügbare Budget für jeden der 12 Monate des laufenden Jahres berechnet. In der Jahres-Übersicht wird die finanzielle Situation anhand weniger Kennzahlen deutlich. Außerdem wird es möglich, zu verfolgen, wie sich Im laufenden Monat die verfügbare Summe durch ungeplante Ausgaben bzw. Einnahmen verändert.

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Geplante und ungeplane Ausgaben relativieren das am Monatsende verfügbare Budget:

II. Voraussetzungen

MS Excel Version 2000 und höher.

III. Grenzen

Die in den Datenblättern für Eingaben vorgesehenen Bereiche können um beliebig viele Zeilen erweitert bzw. vermindert werden. Obergrenze ist das Excel-Zeilen-Limit.

Zeilen einfügen und löschen:
Zeilen werden in allen Datenblättern gleichzeitig eingefügt bzw. entfernt. Dies geschieht über über die oben auf dem Daten-Blatt befindlichen Schaltflächen.

IV. Installation

Das Programm wird über den Installer "earechnerinst.exe" installiert (in der runtergeladenen Datei earechnerinst.zip enthalten) und ist dann im Ordner "C:\EA_Rechner_Privat“ verfügbar.

V. Anwendung

Nach der Installation des Rechners sind die Datenblätter leer. Probeweise kann über "Datensicherung -> Backup Einpflegen" die Darstellung mit Standard-Daten angezeigt werden. Mappe danach ohne Sicherung verlassen, wenn mit einer leeren Mappe begonnen werden soll. Detaillierte Beschreibung auch unter "Getting Started" im nächsten Absatz.

A. "Getting Started":

Anhand von Beispieldaten zu Einnahmen und Ausgaben erstellt das Programm einen Budget-Plan für das Kalenderjahr. Um die Funktionalität demonstrieren, werden Testdaten aus dem Backup verwendet. Dazu rufen Sie im Menü "Datensicherung -> Backup Einpflegen" auf. Bestätigen Sie den Infobox-Hinweis "Backup Einpflegen im Vordergrund?" mit "Ja". Der Ablauf wird dann am Bildschirm angezeigt. Dabei werden die Backup-Testdaten in "Planung", "Varianten" und die Monats-Blätter eingepflegt. Die Ergebnisse werden in dafür vorgesehenen Bereichen der Datenblätter angezeigt. Vor allem in der Jahres-Übersicht wird die sich monatlich ändernde finanzielle Situation deutlich.

Achtung: Um anschließend mit leeren Datenblättern beginnen zu können, schließen Sie die Mappe ohne zu Sichern. Sie können aber auch auf den Einträgen in "Planung" aufsetzten und diese für Ihre Belange abändern. Vergessen Sie dabei nicht die Test-Einträge in "Varianten" und die "x" im Januar-Daten-Blatt zu entfernen (Doppelklick auf "x").

B. Windows Bedien-Funktionalität in Excel-Mappe realisiert:

Eingaben und Änderungen sind unterschiedlich, je nach Daten-Blatt.
Alle nicht für Eingaben vorgesehenen Zellen sind schreibgeschützt. Die grauen Bereiche sind doppelklick-sensitiv.

1. Eingabemöglichkeit in graue Zell-Bereiche (teilweise schreibgeschützt)

Doppelklick auf die jeweilige graue Zelle fügt in diese, bzw. in die vorgesehenen Zelle(n) ein "x" bzw. die lfd. Nr. der Kalendermonate („Planung“) ein. Dadurch erfolgt die Übernahme der Buchung in alle relevanten (Monats-)Datenblätter. In "Varianten“ sind die grauen Felder komplett geschützt. Eingaben werden in den weißen Monats-Spalten vorgenommen.

2. Eingabe in "Ausgabe" Spalte

löscht den ggf. vorhandenen Wert bei "Einnahme" und umgekehrt.

3. Navigation
    (Hinweis: ab Excel 2007 sind Menü-Punkte unter "Add-Ins").

a. in Jahres-Übersicht (Tabelle "Jahr") den Monat doppelklicken
b. mit den Navigationsschaltflächen (Pfeil)
c. über Menü-Punkt "Fenster-Auswahl"
d. "automatische" Navigation beim Öffnen:
         Tabelle Jahr -> Einstellungen: dei beim Start anzuzeigende Tabelle
         aus Zellen-Listbox auswählen, z.B. "lfd. Monat"
e. über die Register-Tasten unten im Mappenfenster.

4. Zeilen einfügen und löschen:

Zeilen werden in allen Datenblättern gleichzeitig eingefügt bzw. entfernt. Dies geschieht über über die oben auf dem Daten-Blatt befindlichen Schaltflächen.

5 . Menüpunkt "Datensicherung"

Die beste Datensicherung ist immer per Windows-Funktionen eine Kopie des Ordners bzw. der Excel-Mappe anzulegen. Alternativ dazu bietet der Rechner die Möglichkeit, den jeweiligen Datenstand intern zu sichern und ggf. zurückzuspielen.



a. Backup Anlegen:  
     Sichert den gegenwärtigen Datenstand in das Datenblatt "Backup".

b. Backup Einpflegen: 
     Überschreibt die Daten in den Datenblättern mit den Backup-Daten.

c. Backup Anlegen (Import aus anderem E-A Rechner):   
     Übernimmt die Daten aus einer anderen E-A Rechner Mappe in die "Backup" Tabelle der geöffneten Mappe.

d. Mappe auf Folgejahr umstellen:

Schritt 1: Es wird die Jahreszahl des Folgejahres angezeigt, die individuell abgeändert werden kann.
Schritt 2: Abfrage, ob vor Grundstellen der Tabellen die Daten des alten Jahres gesichert werden sollen.
Schritt3: außer Datenblatt "Planung" werden alle Datenblätter gelöscht und neu (leer) angelegt.

C. Vier Arten Tabellen:

1. Jahr
2. Planung
3. Varianten
4. Monate (12)

1. Daten-Blatt "Jahr"

Änderung "Startsaldo Bankkonto"

Der Saldo „alt“ des ersten Kontoauszuges ist einmalig bei der ersten Verwendung des Rechners im Feld „Startsaldo Bankkonto“ einzutragen. Anschließend sind die Kontobewegungen dieses Kontoauszuges im entspr. Monats-Blatt mit "x" (Doppelklick) zu aktivieren. (siehe auch Kommentar in Spalte „a Kto.“ Im jeweiligen Monats-Blatt).

Danach stimmt der Wert im Feld "Kontostand aktuell" in den Monats-Datenblättern mit dem Saldo „neu“ des Kontoauszuges überein.Sollte mit der Nutzung des Rechners nicht am Jahresanfang sondern irgendwann im lfd. Jahr begonnen werden - eigentlich der Normalfall - sind alle Planungszahlen ab Januar bis zum Monat des Kontoauszuges unwichtig. Diese sind dann im Daten-Blatt "Planung" für die Zeit bis zum Monat der ersten Nutzung zu deaktivieren. (Doppelklick im Bereich "Fälligkeit Monat" in der jeweiligen Monats-Spalte/Zeile).

Einstellungen:

a. Zelle Währungstext (Zelle K7) ändert den Währungsschriftzug in allen Blättern. (nur Text, keine Umrechnung). Sonderfunktion für alle die sich noch an "DM"-Werten orientieren möchten: Die Tasten-Kombination STRG+D ändert in der ausgewählten Zelle den eingetragenen Euro-Wert in DM, STRG+E ändert einen DM-Wert in Euro.

b. Die Voreinstellung welches Datenblatt beim Öffnen der Mappe angezeigt wird ist möglich über eine Auswahl-Liste (Zelle K8)

Beispiel für Einstellung des anzuzeigenden Datenblattes:

• Solange noch Daten für die Jahresplanung einzugeben sind: "Planung".
• Später dann "lfd. Monat" für die Eingabe der ungeplanten Einnahmen und Ausgaben, die über das Bankkonto laufen, und für die Anzeige der detaillierten Monats-Zahlen.
• Generell kann "Jahres Übersicht" eingestellt werden, wenn beim Öffnen immer der Überblick der Ergebnis-Zahlen aller Kalendermonate gewünscht ist.

2. Daten-Blatt "Planung"

• Hier werden in der Spalte „Einnahmen/Ausgaben Kategorien“ die Einnahmen und Ausgaben notiert. Für die einzelnen Beträge sind die 2 Spalten der Jahresvorgabe vorgesehen.
• Doppelklick auf die Zelle mit der eingetragenen Einnahme bzw. Ausgabe aktiviert anschließend den Betrag für alle 12 Monate durch Eintrag der lfd. Nr. des jeweiligen Monats im Spaltenbereich "Fälligkeit Monat“. Vorhandene Einträge werden durch erneuten Doppelklick entfernt.
• Unter "Fälligkeit Monat" kann der einzelne Monat für die entsprechende Kategorie durch Doppelklick in die Monats-Zelle aktiviert bzw. deaktiviert werden.

3. Daten-Blatt "Varianten"

hier kann ein in "Planung“ vorgegebener Wert für bestimmte Monate überschrieben werden.

4. Monats-Datenblätter

a. Anzeige der geplanten Beträge
b. Notieren der ungeplanten Beträge,
c. Aktivieren jeweils bei Buchung auf Bankkonto

.

Der linke Bereich des jeweiligen Datenblattes (Überschriften Grün unterlegt) repräsentiert alle für diesen Monat festgelegten Einnahmen und Ausgaben. Sobald die entsprechende Kontobewegung auf dem Bankkonto stattgefunden hat, wird der geplante Betrag per Doppelklick auf den grauen Zellbereich durch Eintrag eines „x" in Spalte "a. Kto." als Bankkonto-Buchung übernommen. Der rechte Bereich (Überschriften Türkis unterlegt) ist für die Buchungen der ungeplanten Ausgaben bzw. Einnahmen vorgesehen. Hier werden Beschreibung und Betrag eingetragen. Bankbuchung erfolgt durch Eintrag eines „x“ in Spalte "a. Kto."

Stand Februar 2019